Entitas Data

Entitas adalah objek di mana sistem informasi mengumpulkan data. Dari sudut pandang pengguna terdapat tujuh tipe utama entitas.

1. Accession record

Accession record memberikan informasi administratif dan deskriptif yang mengidentifikasi isi, asal dan disposisi bahan yang ditransfer ke lembaga arsip. Accession record dirancang untuk membangun kontrol intelektual dan fisik dasar atas aksesi baru pada saat diterima oleh lembaga kearsipan. Bidang deskripsi arsip berikut mewarisi data yang dimasukkan ke dalam accession record:

• Judul

• Nama pencipta

• Sejarah arsip/penyimpanan

• Cakupan & konten

• Kondisi fisik

2. Archival descriptions (Deskripsi Arsip)

Deskripsi arsip memberikan informasi kontekstual tentang bahan arsip dan disusun ke dalam tingkat hierarkis (fond, seri, file, item, dll.). Template edit deskripsi arsip default berisi elemen data berdasarkan ICA’s General International Standard Archival Description (ISAD). Template lainnya yang tersedia: Dublin Core,The US Library of Congress’ Metadata Object Descriptive Schema (MODS), the U.S. Describing Archives: A Content Standard (DACS), and Canadian Rules for Archival Description (RAD).

3. Authority records

Authority records memberikan deskripsi aktor (badan perusahaan, orang, dan keluarga) yang berinteraksi dengan materi arsip sebagai pencipta, penjaga, titik akses subjek, dll. Template edit didasarkan pada ICA’s International Standard Archival Authority Records (Badan Perusahaan, Orang , Keluarga) (ISAAR). Authority records ditautkan ke deskripsi arsip di SEKAR UI oleh peristiwa yang dibatasi oleh tanggal mulai/akhir. Melalui peristiwa, satu aktor dapat memiliki nol, satu, atau banyak hubungan dengan nol, satu, atau banyak unit arsip; dan satu unit arsip dapat memiliki nol, satu, atau banyak hubungan dengan nol, satu, atau banyak aktor. Hubungan peristiwa menghubungkan file ISAAR authority (deskripsi aktor) dan ISAAR authority (deskripsi materi arsip).

4. Archival institutions

Lembaga kerasipan memberikan deskripsi repositori yang melestarikan dan menyediakan akses ke bahan arsip. Template edit didasarkan pada ICA’s International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH). Lembaga kearsipan merupakan aktor yang memegang bahan kearsipan. Dengan demikian, banyak deskripsi arsip dapat dikaitkan dengan lembaga kearsipan sebagai kepemilikan holding

5. Functions (Fungsi)

Fungsi menyediakan sarana untuk menggambarkan kegiatan pencipta arsip dan aktor lain yang terkait dengan pembuatan dan pemeliharaan arsip. Analisis fungsi badan-badan perusahaan penting sebagai dasar bagi banyak kegiatan pencatatan. Fungsi diakui secara umum lebih stabil daripada struktur administratif, yang sering digabungkan atau dilimpahkan saat restrukturisasi berlangsung. Oleh karena itu, fungsi sangat cocok untuk bertindak sebagai dasar untuk penilaian, pengaturan, klasifikasi dan deskripsi arsip, dan sebagai alat untuk pengambilan dan analisis arsip.

6. Rights records

Right records memberikan batasan terkait hak yang dapat dikaitkan dengan accession records, deskripsi arsip, dan objek digital. Elemen metadata Hak SEKAR UI menggunakan elemen hak PREMIS. Dalam pembatasan SEKAR UI dapat didasarkan pada Hak Cipta, Lisensi, Statuta, dan Kebijakan. Hak diwarisi di SEKAR UI, yang berarti bahwa hak yang ditambahkan pada level yang lebih tinggi (mis., Level fonds) diwarisi oleh level yang lebih rendah (mis., Level item). Jika pengguna menambahkan hak ke aksesi, semua deskripsi arsip yang dibuat dari aksesi tersebut akan mewarisi hak yang sama. Jika pengguna menambahkan hak ke deskripsi arsip di tingkat kesukaan atau koleksi, semua tingkat yang lebih rendah (alias catatan anak) seperti tingkat file atau item akan mewarisi hak tersebut.

7. Terms (Istilah)

Istilah menyediakan kosakata terkontrol yang digunakan di seluruh sistem (misalnya sebagai titik akses atau dalam daftar nilai drop-down). Mereka diatur ke dalam taksonomi terpisah. Dalam template edit, banyak istilah yang muncul dalam daftar nilai diturunkan langsung dari kosakata terkontrol yang digunakan dalam standar yang menjadi dasar halaman edit.