Layanan Permintaan Arsip
Layanan permintaan arsip adalah kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh Kantor Arsip UI untuk civitas akademika Universitas Indonesia maupun umum.
Akses dapat dilakukan melalui home dari website www.sekar.ui.ac.id
1. Layanan Arsip Internal
Selanjutnya pada tampilan web akan diperlihatkan layanan yang disediakan Kantor Arsip UI. Tampilan ini berisikan layanan arsip universitas yang disediakan untuk civitas akademika Universitas Indonesia.
A. Layanan Permintaan Arsip
Layanan permintaan arsip diperuntukkan bagi pengguna yang tidak dapat melakukan akses terhadap arsip yang dibutuhkan.Terdapat dua layanan permintaan arsip yang disediakan oleh Kantor Arsip UI yaitu layanan permintaan informasi arsip universitas dan layanan permintaan informasi arsip keuangan. Pengguna dapat melakukan klik pada layanan yang dibutuhkan. Selanjutnya pengguna secara otomatis mendapatkan formulir permintaan dan dapat melakukan pengisian menggunakan beberapa identitas pribadi
a. Nama Lengkap
Pengguna diwajibkan untuk menuliskan nama lengkap dengan menggunakan huruf kapital. Jika pengguna memiliki gelar, pengguna dapat menuliskan gelar tersebut.
b. Email
Pengguna harus memasukkan email dengan domain ui.ac.id yang sesuai dengan nama pengguna dan pastikan email tersebut aktif.
c. Jenis Identitas
Pengguna dapat memilih nomor pokok yang sesuai dengan kartu tanda pengenal yang dimiliki.
Setelah memilih salah satu jenis identitas, pengguna selanjutnya dapat mengisi nomor identitas yang tertera didalam karta tanda pengenal
d. Status
Pengguna diharapkan memilih salah satu status yang sesuai dengan profesi pengguna saat ini
e. Unit Kerja
Pengguna memilih salah satu unit kerja yang sesuai dengan nama lembaga yang menaungi pengguna
Terlihat perbedaan pilihan isi kolom pada unit / unit kerja yang tersedia didalam formulir. Formulir permintaan arsip informasi universitas diawali dengan urutan nama fakultas sedangkan pada formulir permintaan informasi arsip keuangan diurutan berdasarkan alfabet
f. Tujuan Permintaan Arsip
Tujuan permintaan arsip yaitu harus dijelaskan secara spesifik dan logis untuk mempermudah admin Kantor Arsip UI untuk memproses permintaan
g. Materi Arsip yang diperlukan
Pengguna bisa membuat poin-poin yang berisikan judul /subjek, tahun dan format arsip sesuai yang diperlukan
Setelah mengisi formulir, pengguna dapat melakukan klik pada kotak putih disebelah kiri kata I'm not a robot
B. Layanan Pembinaan Kearsipan
Layanan pembinaan atau konsultasi disediakan oleh Kantor Arsip UI untuk membantu civitas akademika Universitas Indonesia mengetahui lebih dalam terkait arsip. Baik mempelajari bagaimana siklus arsip, skema klasifikasi menurut Kantor Arsip UI dan juga berbagai arsip yang dihasilkan oleh Universitas Indonesia.
Kolom pengisian formulir yang ada hampir sama dengan formulir layanan permintaan arsip seperti nama lengkap, email, jenis identitas, status dan unit kerja. Hanya saja tedapat kolom tambahan yaitu kolom jenis pembinaan. Pengguna diharapkan memilih salah satunya berdasarkan kebutuhan
Setelah pengguna memilih salah satu jenis pembinaan, kolom kategori dan keterangan muncul secara otomatis. Khusus untuk jenis pembinaan : permohonan jadwal pelatihan, pengguna harus mengisi kolom tambahan yaitu kolom tanggal dan waktu serta jumlah peserta
Diharapkan pengguna dapat menentukan tanggal dan waktu secara pasti. Jumlah peserta kegiatan dalam pertemuan maksimal 50 orang.
Kolom keterangan dapat boleh diisi dan dan tidak diisi. Jika kolom keterangan diisi pengguna dapat mencantumkan nama dan tema acara, serta hal-hal yang berkaitan dengan acara misalnya terkait status peserta (kalangan mahasiswa, tenaga pendidik, dosen dll)
Untuk kolom kategori, kedua jenis pembinaan memiliki isi kategori yang sama. Sehingga pengguna dapat memilih salah satunya berdasarkan kebutuhan
Setelah mengisi formulir, pengguna dapat melakukan klik pada kotak putih disebelah kiri kata I'm not a robot
2. Layanan Arsip Umum
Layanan arsip umum dilakukan dengan bentuk mekanisme kemitraan atau kerjasama. Informasi dan komunikasi dapat dilakukan dengan setelah melakukan pengisian pada form
a. Alamat E-mail
Pengguna sebaiknya melakukan pengisian menggunakan alamat email resmi (perusahaan/kampus). Selain itu pengguna hanya dapat mencantumkan satu alamat email
b. Topik
Topik dapat disesuaikan dengan salah satu dari lima poin kemitraan. Apabila topik kemitraan yang dibutuhkan tidak tersedia, pengguna diperbolehkan mengisi topik kemitraan yang sesuai. Topik kemitraan harus bersifat spesifik (to the point)
c. Pesan/ Pertanyaan
Saat mengisi pesan/ pertanyaan, pengguna diharapkan menggunakan bahasa yang baik, sopan dan tidak menyingkat kata.
Setelah mengisi formulir, pengguna dapat melakukan klik pada kotak putih disebelah kiri kata I'm not a robot
Last updated
