Input Data
Sesuai dengan ISAAR (International Standard Archival Authority Record)
Dalam modul pencipta arsip ini terdapat 4 ruas informasi yang digunakan untuk melakukan input data.
1. Area Identitas
Untuk memuat identitas pencipta arsip, klik area identitas dan akan tampil sebagai berikut:
a) Tipe entitas*
Tipe entitas terbagi menjadi 3, yakni: Badan Korporasi, kekerabatan/kekeluargaan, dan person/individual.
b) Nama entitas*
"Berikan informasi mengenai standar nama untuk entiti yang sedang dideskripsikan sesuai dengan aturan atau konvensi yang digunakan oleh agensi/divisi tertentu yang mempunyai kewenangan dalam penciptaan arsip." (ISAAR 5.1.2)
C) Nama lain yang digunakan
"Tujuannya untuk mengindikasi jika terdapat variasi format penamaan dalam bahasa atau naskah yang berbeda." (ISAAR 5.1.3)
"Peraturan: catat format nama pencipta arsip dalam naskah atau bahasa yang berbeda yang digunakan oleh organisasi pencipta arsip, termasuk bila diperlukan catat pula sub-elemen dan/atau simbol penanda yang digunakan dalam konvensi atau peraturan tersebut." (ISAAR 5.1.3)
2. Area Deskripsi
Untuk memuat deskripsi pencipta arsip, klik area deskripsi dan akan tampil sebagai berikut:
a) Tanggal*
Berisi tanggal terkait berdiri dan/atau penetapan entitas pencipta arsip. Tanggal ditetapkan suatu unit, tanggal individu dilahirkan, tanggal individu ditetapkan sebagai civitas akademika, dsb.
b) Sejarah
Informasi kesejarahan terkait entitas pencipta arsip. Pembentukan Badan/Unit, peristiwa penting terkait entitas individu, dsb.
c) Tempat
Indikasikan tempat dan/atau wilayah kewenangan dimana badan organisasi atau individu bertugas.
d) Status legalitas
Tuliskan keputusan atau peraturan terkait dengan entitas pencipta arsip. Misal Surat Keputusan (SK), Peraturan Pemerintah (PP), Ketetapan MWA (Tap MWA), dsb.
e) Fungsi, jabatan, dan legalitas
Tupoksi dan kewenangan entitas pencipta arsip. Sesuai dengan keputusan/ketetapan yang berlaku.
f) Struktur internal
"Jelaskan struktur organisasi dan tanggal jika ada perubahan terhadap struktur yang memberi perubahan penting terhadap cara organisasi bekerja (mis. tanggal organisasi berdiri, tanggal perubahan struktur organisasi). Jelaskan silsilah dari keluarga (mis. struktur/pohon silsilah keluarga) sebagai sebuah deskripsi yang memperlihatkan bagaimana hubungan keluarga didalamnya, dengan disertai tanggal". (ISAAR 5.2.7)
3. Entitas Terkait
Untuk memuat entitas terkait pencipta arsip, klik entitas terkait dan akan tampil sebagai berikut:
A) Badan Organisasi, Individu atau Asosiasi yang berkaitan
a) Nama entitas
"Berikan format nama yang diakui dan identifier unik, termasuk identifier pencipta arsip untuk data yang berhubungan." (ISAAR 5.3.1). Pilih nama dari daftar; ketik beberapa kata untuk mempersempit pilihan.
b) Kategori relasi*
"Tujuan: untuk mengidentifikasi hubungan antara berkas arsip yang sedang dideskripsikan dengan badan organisasi, individu atau keluarga." (ISAAR 5.3.2). Pilih beberapa kategori hubungan: hirarki, temporal, asosiatif.
c) Relationship type
Pilih istilah deskriptif dari pilihan kategori relasi untuk memperjelas jenis hubungan antara dua entitas.
d) Deskripsi suatu relasi
Catat deskripsi secara jelas mengenai hubungan alami antara entitas pencipta arsip dengan yang lain. Catat elemen peraturan dan/atau konvensi (ISAAR 5.4.3) atau skema klasifikasi yang digunakan sebagai pengontrol kosakata untuk menjelaskan suatu relasi. Deskripsi naratif tentang sejarah dan/atau relasi bisa dijelaskan pada bagian ini." (ISAAR 5.3.3). Catatan teks pada bagian ini akan ditampikan juga pada entri yang memiliki hubungan relasi.
e) Tanggal
"Berikan informasi mengenai tanggal permulaan dari suatu kerjasama atau suatu rangkaian kegiatan dan, jika relevan, kapan kerjasama berakhir." (ISAAR 5.3.4). Berikan informasi tanggal sebagaimana anda menginginkannya tampil bersama informasi unit/ agensi pencipta arsip, gunakan penanda/simbol dan/atau tipografi untuk menjelaskan informasi yang belum jelas (mis. kurung siku [1990])
f) Mulai
Masukkan tanggal awal. Jangan gunakan penanda atau tipografi simbol untuk mengekspresikan ketidakjelasan.
g) Akhir
Berikan tahun akhir. Jangan gunakan penanda atau tipografi simbol untuk mengekspresikan ketidakjelasan.
Jika tanggal awal dan akhir sama, masukkan hanya pada "Tanggal" saja dan abaikan "Tanggal akhir" kosong.
B) Berkas Arsip yang berkaitan
a) Judul dari sumber yang berkaitan*
"Berikan kode identifier unik dan/atau judul untuk sumber terkait." (ISAAR 6.1) Pilih judul dari daftar yang muncul; ketik beberapa awal huruf atau kata dari identifier untuk mempersempit pilihan.
b) Nature of relationship
Jelaskan hubungan original antara sebuah badan/organisasi, individu atau keluarga dan sumber yang berhubungan." (ISAAR 6.3) Pilih tipe hubungan dari beberapa pilihan menu; nilai ini diambil dari taksonomi "Event".
c) Tipe dari sumber terkait
Tipe dari sumber terkait secara otomatis sudah terisi "material arsip".
d) Tanggal
"Tuliskan suatu tanggal yang sesuai untuk sumber informasi yang berhubungan dan/atau hubungan antara badan organisasi, individu atau keluarga, dan sumber lain." (ISAAR 6.4) Tuliskan tanggal sesuai yang Anda inginkan untuk ditampilkan pada tampilan deskripsi pencipta arsip, gunakan simbol atau tanda tertentu untuk menunjukkan suatu informasi yang balum jelas jika dibutuhkan.
e) Mulai
Masukkan tanggal awal. Jangan gunakan penanda atau tipografi simbol untuk mengekspresikan ketidakjelasan. Format tanggal: YYYYMMDD, YYYY-MM-DD, YYYY-MM, YYYY.
f) Akhir
Berikan tahun akhir. Jangan gunakan penanda atau tipografi simbol untuk mengekspresikan ketidakjelasan. Format tanggal: YYYYMMDD, YYYY-MM-DD, YYYY-MM, YYYY.
4. Area Administrasi
Untuk memuat area administrasi pencipta arsip, klik area administrasi dan akan tampil sebagai berikut:
a) Deskripsi identifier*
Identifier untuk deskripsi Pencipta Arsip (dapat disamakan dengan kode unit kerja).
b) Identifier unit
Identifier untuk Pencipta Arsip. Lihat Kode Jabatan dan Pejabat terkait setiap periode Universitas.
c) Tanggal penting terkait (perubahan status, revisi, pembubaran)
"Berikan tanggal penciptaan arsip dan tanggal revisi arsip." (ISAAR 5.4.6)
d) Sumber
"Berikan sumber informasi yang dijadikan rujukan dalam pembentukan unit/pencipta arsip." (ISAAR 5.4.8)
e) Catatan
"Berikan catatan yang berhubungan dengan penciptaan dan perawatan dari pencipta arsip/ pemilik kewenangan arsip. Nama seseorang yang bertanggung jawab atas penciptaan dan kewenangan berkas arsip bisa dicantumkan di sini." (ISAAR 5.4.9)
Last updated
