Menu Laporan, Export, Download

Pada tampilan halaman isi suatu arsip pada SEKAR UI, di sebelah kanan arsip terdapat sejumlah menu yang dapat ditelusur oleh pengguna lebih lanjut.

Klik www.sekar.ui.ac.id akan membawa penelusur pada tampilan halaman home dari aplikasi arsip elektronik SEKAR UI. Pada halaman tersebut, penelusur dapat menelusur arsip yang ada melalui "pencarian". Penelusuran tersebut akan membawa penelusur pada tampilan halaman daftar arsip, penelusur dapat memilih salah satu arsip yang ada yang diinginkan. Pada halaman arsip elektronik tersebut, di bagian sebelah kanan arsip terdapat beberapa menu yang dapat dipelajari lebih lanjut.

Gambar Tampilan Contoh Arsip Elektronik dan Menu Kanan

Secara umum, ada dua menu kanan yang selalu muncul pada arsip elektronik SEKAR UI, yaitu:

1) Menu "Laporan"

Menu ini hanya dapat diakses dan dilanjutkan oleh pengguna SEKAR UI dengan otoritas keamanan tingkat tertentu. Akses log in perlu dilakukan terlebih dahulu jika hendak menelusur menu ini.

Menu adalah menu yang digunakan penelusur untuk mengetahui daftar arsip (item) yang ada misalnya pada folder tersebut, atau misalnya daftar lokasi dari arsip yang dipilih. Ada beberapa detil informasi terkait yang dapat diakses melalui Panduan Penggunaan SEKAR UI pada bagian "Finding Aids" >> "Laporan by File/Item" atau "Laporan berdasarkan Lokasi Simpan".

Gambar Tampilan Menu Kanan "Laporan"

2) Menu "Download"

Penelusur dapat mengunduh arsip elektronik ini dalam dua bentuk file elektronik, tipe Dublin Core 1.1 XML dan EAD 202 XML. Informasi terkait yang lebih detil dapat diakses pada Panduan Penggunaan SEKAR UI pada bagian "Finding Aids" >> "Export EAD XML".

Gambar Tampilan Menu Kanan "Download"

Selain kedua menu di atas, ada beberapa arsip elektronik yang memiliki beberapa tambahan menu kanan lainnya seperti:

3) Menu "Finding Aid"

Alat bantu temu-kembali (finding aid) biasanya digunakan oleh seorang arsiparis untuk memudahkan penemuan arsip yang diinginkan. Pada SEKAR UI, kebanyakan arsip memiliki menu kanan Finding Aid masih berbentuk "Generate". Arti dari menu "Generate" adalah "belum dibuat" sehingga statusnya masih tidak diketahui (unknown). Beberapa user dapat mengklik generate Finding Aid untuk memunculkan daftar alat bantu temu-kembali dengan format seperti menu kanan Download (berdaftar). Untuk informasi lebih detil lagi, pengguna dapat mengakses Panduan Penggunaan Sekar pada bagian "Finding Aids" >> "Finding Aids".

Gambar Tampilan Menu Kanan "Finding Aids"

4) Menu "Pencipta Terkait"

Menu ini berisi informasi tentang pencipta arsip terkait. Dalam contoh gambar di bawah, arsip tersebut diciptakan oleh Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (MIPA). Jika penelusur mengklik pada "pencipta" tersebut, penelusur akan mendapat detil tentang "pencipta" terkait.

Gambar Tampilan Menu Kanan "Pencipta Terkait"

5) Menu "Lokasi Terkait"

Menu ini berisi informasi tentang tata letak dari copy arsip fisik yang ada dalam tempat penyimpanan fisik arsip tersebut. Oleh sebab tidak semua arsip elektronik SEKAR UI memiliki copy fisik dan lokasi penyimpanan secara fisik, maka menu kanan itu tidak selalu dapat dilihat pada setiap arsip elektronik. Penelusur yang mengklik pada lokasi (kotak berwarna biru) tersebut akan sampai pada halaman daftar arsip yang juga terletak di tempat penyimpanan fisik yang sama.

Gambar Menu Kanan "Lokasi Terkait"

6) Menu Kanan "Subyek Terkait"

Menu ini berisi informasi tentang kategori subyek dari arsip yang dipilih. Penelusur dapat mengklik pada subyek dimana arsip ini telah dikategorikan (kotak berwarna biru) untuk mendapat daftar arsip dengan kategori subyek yang sama.

Gambar Tampilan Menu Kanan "Subyek Terkait"