Level Item

Penjelasan arsip (item) secara keseluruhan

Item merupakan level deskripsi paling kecil yang berupa arsip per satuan itemnya. Jika dianalogikan level deskripsi item ini dapat berupa surat keputusan, sertifikat, pedoman, foto, dan sebagainya. Pengguna dapat mengunggah dokumen arsip ke dalam level item sesuai dengan klasifikasi yang ada.

Setelah menemukan item yang dicari, klik arsip yang dibutuhkan. Apabila sudah klik maka akan terlihat seperti contoh arsip pada gambar di bawah.

Arsip yang sudah ditemukan, di bawahnya terdapat area-area deskripsi arsip seperti gambar berikut:

1. Area identitas

Area identitas memuat deskripsi dari referensi kode, judul item, keterangan waktu (tanggal), level deskripsi, serta ukuran dan media arsip.

2. Area konteks

Pada area konteks memuat nama pencipta arsip dan repositori arsip.

3. Area isi dan struktur

Area isi dan struktur menjelaskan cakupan serta isi dari arsip.

4. Titik temu

Pada titik temu memuat klasifikasi dan akses poin. Klasfikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Akses poin terdiri dari creator dan actor.

5. Deskripsi area kontrol

Deskripsi area kontrol menjelaskan catatan dari arsiparis yang memuat nama dan tanggal arsiparis pada saat input dan update arsip. Melalui deskripsi area kontrol dapat mengetahui arsiparis yang bertanggung jawab atas arsip tersebut.

6. Metadata objek digital

Metadata objek digital memuat penjelasan seperti nama file arsip, tipe media arsip, mime-type berupa format arsip, ukuran arsip, serta keterangan waktu pengunggahan arsip.

Pada bagian bawah deskripsi item terdapat menu untuk edit, hapus, tambah baru, duplikasi, pindahkan, dan lainnya yang mengacu pada link lokasi fisik, edit objek digital, import file digital, dan buatkan hak akses seperti pada gambar berikut.