Input Data
Menginput data arsip pada SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan)
1. Informasi Umum
Klik infomasi umum untuk memuat informasi yang lebih detail. Setelah diklik akan tampil sebagai berikut:
a) Level deskripsi
Pada level deskripsi dapat memilih level dari informasi, dokumen, dan arsip yang sedang anda deskripsikan. Level deskripsi diantaranya sebagai berikut:
b) Repositori
Bagian ini dapat diisi di unit mana informasi, dokumen, atau arsip yang sedang dideskripsikan akan disimpan.
c) Arsiparis - tanggal
Bagian ini dapat menuliskan arsiparis pengelola dan tanggal berkas diolah. Klik Add New untuk tanggal perubahan atau pembaruan deskripsi oleh arsiparis.
2. Area Identitas
Klik Area Identitas untuk memuat identitas pencipta arsip. Setelah diklik akan tampil sebagai berikut:
a) Identifier
Bagian ini diisi dengan memberikan kode referensi yang spesifik, suatu nomor kontrol atau identifier unik lainnya. Misal seperti nomor berkas (surat/dokumen), kode klasifikasi, kode unit kerja. kode unit arsip, inisial, dan lain-lain.
b) Judul
Berikan judul sesuai dengan informasi, dokumen, dan arsip yang sedang dideskripsikan.
c) Tanggal
Identifikasi dan catat tanggal berkas yang dideskripsikan. Catat tanggal sesuai dengan jenis penciptaan atau akumulasi (kurun waktu). Gunakan format YYY-MM-DD (TAHUN-BULAN-HARI). Tanggal awal dan akhir hanya digunakan untuk mengidentifikasi akumulasi.
d) Nama Pencipta
Tentukan nama pencipta informasi, dokumen, atau arsip yang sedang dideskripsi. Ketika menulis nama pencipta akan muncul secara otomatis.
e) Tambahkan level setingkat
Identifer diisi dengan kode referensi. Level diisi dengan tingkat deskripsi (file, item, series, subseries, subunit, unit). Judul diisi sesuai dengan judul berkas. Tanggal diisi sesuai informasi terkait berkas.
3. Area Konteks
a) Cakupan dan isi
Memuat informasi arsip yang ringkas seperti periode waktu, geografi, isi dari arsip yang sedang dideskripsikan.
b) Ukuran dan media
Memberikan informasi jumlah atau ukuran dari arsip dengan nomor dan satuan ukuran yang digunakan. Selain itu, berikan juga penjelasan mengenai media yang digunakan oleh arsip. Pisahkan ukuran / jumlah yang beragam dengan garis baru.
c) Catatan
Untuk memasukan informasi penting dan khusus yang tidak dijelaskan dalam bagian deskripsi lainnya.
4. Titik Temu
a) Klasifikasi
Setiap berkas yang diinput kedalam sistem kearsipan harus memiliki klasifikasi terlebih dahulu untuk memudahkan nantinya dalam pengkategorian permasalahan, penentuan jadwal retensi, dan pemusnahan.
b) Lokasi (tempat)
Menginformasikan tentang lokasi arsip disimpan atau lebih tepat lokasi unit organisasi berada.
c) Nama (orang)
Berisi nama pencipta arsip yang sedang dideskripsikan.
5. Area Administrasi
a) Status
Berikan informasi terkini mengenai status deskripsi arsip, indikasikan apakah draft, final, dan/atau revisi atau di hapus. Status arsip antara lain sebagai berikut:
b) Status publikasi
Mengisi status publikasi untuk mengubah status arsip apakah akan dipublikasi atau draft. Terpublikasi artinya deskripsi yang tersedia dapat dilihat publik, sedangkan draft artinya deskripsi tidak untuk dilihat publik.
c) Ketersediaan arsip
Memberikan keterangan informasi apabila arsip dipinjam atau sedang dalam proses pengelolaan. Kemudian dapat dipilih apakah arsip tersedia atau tidak tersedia.
d) Standar deskripsi
Memilih standar deskripsi dari arsip yang dipakai. Standar deskripsi telah tersedia pada kolom, maka dapat memilih standar deskripsi yang sesuai seperti gambar berikut:
e) Bahasa sumber
Bahasa yang akan digunakan dalam deskripsi arsip.
Di bawah kolom standar deskripsi terdapat tombol pilihan untuk jadikan aturan untuk deskripsi turunan berikutnya. Jika mengkilik artinya setuju untuk deskripsi turunan berikutnya, begitu juga sebaliknya.
Perlu diperhatikan, apabila terdapat tanda (*) artinya kolom tersebut wajib diisi.
Last updated
