Laporan berdasarkan Lokasi Simpan

Penyimpanan fisik adalah pengelompokan bidang-bidang yang berkaitan dengan pengelolaan benda-benda fisik seperti map, kotak, rak, dan lemari.

Laporan berdasarkan lokasi penyimpanan fisik hanya tersedia untuk pengguna yang diautentikasi (masuk).

A. Laporan Penyimpanan Fisik (global)

SEKAR UI menyertakan laporan penyimpanan fisik global yang dapat dibuat melalui user interface pengguna dari modul penyimpanan fisik dan diunduh sebagai file CSV dari "Halaman Kerja". Laporan ini difokuskan pada hubungan wadah (penyimpanan fisik yang ditautkan ke jenis entitas lain di SEKAR UI, seperti deskripsi arsip dan accession records). Selain itu juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi wadah yang tidak ditautkan.

1. Klik menu dan pilih Lokasi fisik dari drop-down list.

(Seharusnya dibagian bawah terdapat opsi ekspor tetapi tampilan SEKAR UI tidak memilikinya. Sehingga bagian ini tidak dapat dijelaskan)

Opsi ekspor pada halaman pembuatan laporan memungkinkan pengguna memilih kriteria mana yang harus disertakan saat membuat laporan.

B. Laporan Penyimpanan Fisik Untuk Unit Arsip

1. Pada tampilan beranda SEKAR UI pengguna dapat melakukan klik Unit Organisasi yang tersedia di menu Telusur.

2. Pengguna dapat memilih unit organisasi yang dicari dengan melakukan klik pada gambar logo unit organisasi yang tersedia.

3. Setelah itu halaman SEKAR UI akan menampilkan berbagai informasi mengenai kantor arsip. Di sebelah kiri atau tepat dibawah pencarian Holdings terdapat kolom hasil Telusur repositori. Pengguna dapat melakukan klik pada judul repositori yang muncul.

4. Kemudian pengguna dapat melakukan klik pada yang terletak di kanan atas.

Didalam SEKAR UI belum tersedia kolom untuk memilih laporan dengan format HTML atau CSV.

5. Terdapat pilihan berbagai jenis laporan, pengguna dapat memilih laporan berdasarkan Lokasi Penyimpan Fisik. Setelah itu, pengguna dapat melakukan klik .

6. Laporan penyimpanan fisik ditampilkan dengan format HTML. Sehingga pengguna dapat langsung melihat data arsip tersebut di browser web. Pengguna juga dapat melakukan scrolling untuk mencari dan menemukan nama arsip yang dibutuhkan.

Jika pengguna melakukan klik dan memilih English. Nama arsip yang sebelumnya disajikan dalam bentuk link, akan berubah bentuk (seperti penamaan arsip pada umumnya). Lokasi repositori yang sebelumnya kosong, akan menampilkan data lokasi penyimpanan arsip. Hal tersebut berbanding terbalik dengan arsip yang memiliki penamaan umum dan data lokasi penyimpanan.

7. Pengguna yang telah menemukan nama arsip yang dibutuhkan, dapat melakukan klik pada nama arsip tersebut.

8. Tampilan menunjukkan halaman penyimpanan fisik arsip yang telah dipilih. Didalamnya tercantum juga nama berkas arsip yang berkaitan. Untuk melihat laporan penyimpanan, pengguna cukup melakukan klik yang berada disamping judul arsip.

9. Pengguna dapat melihat tampilan halaman print preview yang menunjukkan tabel data semua konten dari lokasi penyimpanan fisik tersebut. Mulai dari reference kode, judul, tanggal dibuat, asal, dan penentuan kondisi akses. Tepat dibagian bawah tabel menampilkan jumlah judul berkas yang ditampilkan.

C. Laporan Penyimpanan Fisik untuk Satu Wadah

SEKAR UI menyediakan laporan sederhana yang mencantumkan semua deskripsi arsip yang terkait dengan lokasi penyimpanan tertentu.

1. Pada tampilan beranda SEKAR UI pengguna dapat melakukan klik menu dan pilih Lokasi fisik dari drop-down list.

2. SEKAR UI kemudian menampilkan halaman telusur lokasi fisik (penyimpanan). Semua arsip tercantum dalam bentuk tabel yang berisikan kolom nama, lokasi repositori dan jenis. Pengguna dapat menemukan arsip yang memiliki judul dengan melakukan klik pada kolom Nama.

Kolom nama, lokasi repositori dan jenis akan berubah secara otomatis. Urutan teratas akan menampilkan berkas arsip yang memiliki nama atau judul.

3. Sedangkan untuk mempercepat pencarian, pengguna dapat mengetikan keyword atau judul arsip pada kolom pencarian. Setelah itu pengguna dapat melakukan klik atau dengan menekan tombol Enter pada keyboard pada laptop atau komputer.

4. Jika sudah menemukan judul arsip yang dibutuhkan, pengguna dapat melakukan klik pada judul tersebut .

5. SEKAR UI akan menampilkan halaman penyimpanan fisik yang telah dipilih. Didalamnya tercantum juga berbagai nama berkas arsip yang berkaitan. Untuk melihat laporan penyimpanan, pengguna cukup melakukan klik yang berada disamping judul arsip.

6. Pengguna dapat melihat tampilan halaman print preview yang menunjukkan tabel data semua konten dari lokasi penyimpanan fisik tersebut. Mulai dari reference kode, judul, tanggal dibuat, asal, dan penentuan kondisi akses.

Tampilan bagian bawah halaman lokasi fisik (penyimpanan) usul musnah

Pada halaman print preview tidak tersedia kolom nomor sehingga pengguna cukup melakukan scrolling sampai bagian akhir (bawah) untuk mengetahui jumlah judul berkas yang ditampilkan.

D. Laporan Label Boks

1. Pada tampilan beranda SEKAR UI pengguna dapat melakukan klik Unit Organisasi yang tersedia di menu Telusur.

2. Pengguna dapat memilih unit organisasi yang dicari dengan melakukan klik pada gambar logo unit organisasi yang tersedia.

3. Setelah itu halaman SEKAR UI akan menampilkan berbagai informasi mengenai kantor arsip. Di sebelah kiri atau tepat dibawah pencarian Holdings terdapat kolom hasil Telusur repositori. Pengguna dapat melakukan klik pada judul repositori yang muncul.

4. Kemudian pengguna dapat melakukan klik pada yang terletak di kanan atas.

5. Terdapat pilihan berbagai jenis laporan, pengguna dapat memilih laporan berdasarkan Box Label CSV. Setelah itu, pengguna dapat melakukan klik .

(Tampilan selanjutnya tidak dapat dijelaskan karena sistem SEKAR UI menampilkan kode 504 Gateway Timeout Error in NGINX)